【通訳エージェント監修】英語の会議をスムーズに進めるための完全ガイド

英語での会議が苦手という方は多いかもしれません。英語でのコミュニケーションに不安がある状態でさらに英語での会議、というのはかなり敷居が高いですよね。

また、自己学習やオンライン英会話などを通して英語を学習している方も多いと思いますが、仕事でなかなかうまく使えないと悩む人もいらっしゃるかと思います。

英語の会議を進めるためにはもちろんある程度高い英語力が必要となりますが、英語以外でも対策できるポイントが多くあります。

そこでこの記事では、英語の会議をスムーズに進めるために意識しておきたいポイントを、会議前、会議当日、会議後の3つに分けてご紹介いたします。

1. 会議の成功は事前の準備にあり！会議前に取り組みたい４つのポイント

本番でいかにうまく立ち回るかをイメージしてしまいがちですが、実は事前に十分な準備をするかどうかが会議の成功を決めると言っても過言ではありません。準備の大切さは日本語の会議でも英語の会議でも言えることですが、母国語ではない英語での会議ではさらに重要になってきます。

ではどのように事前準備をするのが効果的なのでしょうか。

ここでは会議前に取り組みたい4つのポイントを解説します。

1.1 当日のアジェンダと参加者を確認しておく

英語の会議に参加する際には、当日のアジェンダと参加者を事前に確認しておくことが非常に重要です。アジェンダを確認することで、会議の流れや議題を理解し、何が話し合われるのかを把握することで、関連する情報を調べたり、必要な資料を準備したりすることができます。特に英語が苦手な場合、準備不足からくる緊張を減らすためにも、アジェンダの確認は欠かせません。

また、参加者を確認することも同様に重要です。会議に参加するメンバーの名前や役職、役割を把握しておくことで、相手の視点や関心事を事前に予想することができ気持ちに余裕が生まれます。

1.2 進め方をあえて紙に書いてみる

当日の会議の進め方を紙に書いておくことも非常に有効です。その理由はいくつかありますが、まず緊張や不安を軽減することができます。英語が得意でないと、会議中に何を話すべきか迷ってしまうことがありますが、あらかじめ準備しておくことで、自信を持って会議に臨むことができるでしょう。

次に、会議の流れを整理しやすくなります。重要なポイントや議論の順序を明確にすることで、会議をスムーズに進行させることができます。特に英語が苦手な場合、話の流れが途切れてしまうことを防ぐためにも、進行が大切です。

さらに、緊張や焦りから話す内容を忘れてしまうことを防ぐためにも、事前に書き留めておくことが役立ちます。

また、会議中も積極的に自分の質問や意見を英語でメモしておくとスムーズな発言の助けになります。重要なポイントやアクションアイテムを記録しておくことで、会議後のフォローアップもスムーズに行えます。

1.3 自分の発言したいことを英文にして口に出して練習する

自分の発言したいことを事前に英文にして、さらに口に出して練習しましょう。事前に発言内容を英文にすることで、自分が言いたいことを明確に整理することができます。英語での表現が難しい場合でも、あらかじめ文章を作成することで、適切な単語やフレーズを選ぶ時間が得られます。

また、口に出して練習することは、発音やリズム、イントネーションを確認するために非常に効果的です。実際の会議で話す際に自信を持ってスムーズに発言できるようになります。事前に何度か練習しておけば、会議の場での緊張感を和らげ、自信を持って発言することができるようになります。

1.4 エグゼクティブでもリハーサルする

口に出して練習したあとは、一歩進めてリハーサルを行ってみてはどうでしょうか。仲の良い同僚や実際に会議に参加予定で英語に不安がる方などに協力してもらうとさらに心強いです。言葉の選び方やフレーズの使い方を確認し、適切な表現を見つけることができます。また、リハーサルに参加してくれた人から効果的なフィードバックをもらうこともできます。

エグゼクティブや経験豊富なプロフェッショナルでも、重要な会議やプレゼンテーションの前にはリハーサルを欠かしません。

2. 英語力だけでなくマインドセットも重要！会議当日で意識したい10のポイント

会議本番では、英語で物事を考えることに加えて、想定外の発言が飛び出したりと頭をフル回転させることになります。

いろんなことを考えすぎてキャパオーバーになってしまわないよう、大まかな会議の進め方をある程度イメージしておくことが大切です。

ここでは、知っているだけで会議をスムーズに進められるようになる10個のポイントを解説します。

2.1 初めての会議でも2回目の会議でもまずは自己紹介

自己紹介はアイスブレーカーとして機能します。初めての会議では特に、自己紹介を通じて他の参加者に自分を知ってもらうことで、緊張感を和らげることができます。自分の名前、役職、役割、そして会議に参加する目的を簡潔に伝えることで、他の参加者とのコミュニケーションの基盤を築くことができます。

また、自己紹介をすることで、自分が発言する際の準備時間を稼ぐこともできます。特に英語が苦手な場合、会議の冒頭に自己紹介をすることで、自分の話し方やリズムを確認し、その後の発言に向けて心の準備を整えることができます。

さらに、自己紹介は自分の存在をアピールする絶好の機会でもあります。初めての会議でも、2回目の会議でも、自分がどのような役割で参加しているのか、どのような専門知識を持っているのかを他の参加者に知ってもらうことは重要です。これにより、自分の意見やアイデアが会議の中でより重視されるようになります。

2.2 いきなり本題に入って大丈夫

英語の会議では、自己紹介の後にいきなり本題に入っても問題ありません。英語圏のビジネス文化では、時間を大切にする傾向が強いため、無駄な雑談を省き、すぐに本題に入ることが一般的です。会議の進行がスピーディであれば参加者全員の集中力が維持されやすくなります。

また、英語の会議では、シンプルで明確なコミュニケーションが求められるため、長時間の前置きはあまり好まれません。

2.3 会議のアウトプットを明確にする

この会議で期待される成果を明確にすることで、参加者全員を一つの方向に向かせることができます。
各議題の終わりに要点を要約し、理解度を確認すれば、アウトプットの内容も共有することができます。認識がずれていれば早い段階で修正することができ、会議の効率化にもつながります。

また、会議のゴールを明確にしておくことで話が分散しにくくなり、会議全体をハンドリングしやすくなります。

2.4 前回から持ち越しであれば進捗を共有する

前回の会議からの持ち越し事項がある場合、その進捗を共有しましょう。これまでの参加者がもう一度現状を把握する助けにもなりますし、新たに参加したメンバーにとっては、前回の議論や決定を理解するための重要なステップとなります。

また、持ち越し事項の進捗共有は、責任の所在を明確にするためにも役立ちます。誰がどのような役割を担っているのか、また誰がどのようなアクションを取る必要があるのか、あるいは取ったのかを確認することで、責任が明確化され、今後のタスクの遂行がスムーズになります

2.5 流暢な英語のつまらない意見よりも、下手な英語の自分の考えが評価される

グローバルなビジネス環境では、英語が第二言語である人々が多く、それぞれの英語力や表現力にはばらつきがあります。このため、会議においては流暢な英語を話すことよりも、自分の考えを明確に伝えることを意識しましょう。たとえたどたどしい英語であっても、意欲的に自分の意見やアイデアを伝えようとする姿勢は、他の参加者から共感や理解を得やすくなります。

言葉の壁を越えて、意欲的に参加し、コミュニケーションを通じて価値を共有することで、会議の成果を最大化することができるでしょう。

2.6 会議の邪魔になるので発言を控える、というマインドは百害あって一利なし

もし自分のつたない英語が会議の邪魔になるので発言を控えるというマインドをお持ちでしたら、それは百害あって一利なしです。グローバルな会議では、多様な視点やアイデアが重要視され、成果を生み出します。言語の壁があるからといって自分の意見を抑えてしまうことは、結果会議でのアウトプットを制限することにつながります。

話し出せばあなたの英語がつたないということはすぐに参加者にはわかります。つたないながらも一生懸命伝えようとする姿はきっと評価されるはずです。

2.7 疑問がわいたらすぐに聞く、あとから聞くチャンスはない

会議中に他の人の発言でわからないことがあれば、その場ですぐに聞くようにしましょう。日本の学校の授業などでは、最後に質問の時間が設けられることが多いですが、グローバルな会議ではその場その場で疑問点をどんどん聞かれます。そしてそこからまた新たな議論が生まれてきます。つまり、質問すること自体がコミュニケーションの円滑化にも寄与すると言えます。

聞かれた方も自分の意見を真剣に聞いてくれているんだなと思い、悪い気はしないはずです。「こんな質問をしていいのだろうか」と思わず、自信を持って質問しましょう。

”Could you please explain that point again?”や”I’m not sure I understand this part, could you elaborate?”といったフレーズを使うと良いでしょう。

2.8 みんなの意見を聞かなくては！と思う必要はない

全ての発言を理解し、全ての意見を聞き逃さないようにすることはとても大きなプレッシャーです。日本語の会議であっても全てを理解しようとすることで、本来の自分の役割や貢献すべきポイントを見失う可能性もあります。

そのため、全ての意見を聞くことにこだわるのではなく、重要なポイントやキーパーソンの発言に焦点を当てるとよいでしょう。会議には通常、決定権を持つ人や重要な情報を提供する人がいます。そうしたキーパーソンの発言に注目し、それを中心に理解を深めることで、会議全体の流れを把握しやすくなります。

もし意見が偏っているようであれば、”Does anyone else have any thoughts or comments?”や”Is there anyone who would like to add something?”と言って他の人の意見を求めましょう。

2.9 疲れたら遠慮なく休憩を挟もう

会議は日本語であっても大変体力を使うものですが、それが母国語以外となるとなおさらです。集中して話を聞き、理解し、適切に対応することは、多くのエネルギーを必要とします。そのため、疲れたと感じたときには、遠慮なく休憩を挟むことが重要です。自分が疲れているときは、他の人も疲れている可能性が高いです。あなたの”Shall we take a short break here?” “Let’s take a brief break.”といった呼びかけを待っている参加者もいるかもしれません。疲れを感じたときには、無理をせず、適度に休憩を取ることがパフォーマンスを維持するために必要です。

2.10 ラップアップと次回の課題の確認してバトンを次の人へ

会議を終了して次のステップにスムーズに進むためには、「ラップアップ」と「次回の課題の確認」が重要です。ラップアップを行うことで、会議の内容を総括し、主要なポイントや決定事項を再確認することができます。

例えば“At today’s meeting we discussed the progress of the project and the next steps. Specifically, it was decided to complete task XX and work on task ZZ.”（本日の会議では、プロジェクトの進捗状況と次のステップについて話し合いました。具体的には、XXのタスクを完了し、ZZの課題に取り組むことが決定されました。）のように、全員が理解しやすい形で要約します。

また、会議の終わりにバトンを次の人に渡すことも重要です。今回は自分が進行役でしたが次は他の人にお願いしたいということを明確に伝えることで、常に会議をファシリテートしなければならないという役目を回避することができます。新しい担当者には”If you need any assistance, please do not hesitate to let us know. Let’s all work together to get this done.”（何かサポートが必要な場合は、遠慮なくお知らせください。全員で協力して進めましょう）とサポートの意思を伝えるとよりスマートでしょう。

3. アフターフォローでより生産的に！会議後に取り組みたい2つのこと

一つの会議の終わりは、また別の会議の始まり・・・というわけではないですが、会議は通常継続的に開かれるものです。会議が終わって一息ついたら、もうひと手間かけることで将来の自分を助けることになるかもしれません。また、自分だけでなく会議の参加者にとっても有益となり、全体的な生産性を高めていくことができます。

ここでは、会議後に取り組んでおきたい2つのポイントを解説します。

3.1 議事録はみんなにとっても自分にとっても有効

グローバルな会議において、議事録を取ることは非常に重要です。議事録は会議の内容を記録し、後から振り返るための貴重な資料となります。特に英語が苦手な場合、議事録はあとから自分の理解を確認する手段にもなります。参加者の中にはあとから議事録を確認したいと持っている人も多いかもしれません。そのため議事録は会議終了後すみやかに全員に共有することが必要です。

なお、会議に参加しながら自分で議事録を取るのは至難の業です。あらかじめ参加者以外で議事録を取る方をお願いしておいて、会議に参加していただく方がよいでしょう。

3.2 会議のまとめをメールすることで好感度アップするかも

もし議事録を取ることができない会議だった場合は、自ら簡単に会議の内容をまとめて参加者に送りましょう。このようなフォローアップのアクションを取ることで、他の参加者との信頼関係を築くことができます。

会議のまとめをメールする際には、主要なポイントや決定事項、次回の課題を箇条書きで整理することで、読みやすくなります。例えば、” The decisions made at today’s meeting are as follows: 1. task XX will be handled by Mr. A. 2. agenda item ZZ will be discussed at the next meeting.”「本日の会議で決定された事項は以下の通りです。1. XXのタスクをAさんが担当する。2. 次回の会議でZZの議題を議論する」といった形でまとめると良いでしょう。

また、メールの冒頭には、簡単な挨拶と感謝の言葉を添えることで、より良い印象を与えることができます。” Thank you for attending today’s meeting. Please find below a summary of the meeting.”（本日の会議にご参加いただき、ありがとうございました。以下に会議の内容をまとめましたので、ご確認ください）といった形式です。もし仕事が立て込んでいてすぐのメールが難しい場合は、” I will share a summary of today’s meeting by tomorrow morning.”（明日の午前中までに今日の会議のまとめを共有します）といったメールを送っておくと、誠実な人という印象を持ってもらえるでしょう。

4. 会議で通用する実践的な英語力を磨くにはOne Month Programがぴったり

ここまで、英語の会議を進める上で取り組みたいポイントを会議前、会議当日、会議後の3つの場面に分けて、計16個のポイントを紹介してきました。

マインドセットを整えておくことで自信をもって会議に臨むことができますが、英語力を磨いておくことでさらに自信をもって会議を進めていくことができます。

そこでおすすめしたい英語学習サービスがOne Month Programです。

One Month Program は通訳・翻訳エージェントがつくった超短期集中の英語プログラムで、専門性の高い英語にも対応してくれるので、業務上の高度な英語にサポートが必要な人におすすめです。

4.1 One Month Programの基本情報

コース	One Month Program
料金	298,000円（税別）
期間	1か月　※最大３か月まで無料で受講延長可能
内容	ディクテーションの提出・添削 シャドーイングの提出・添削 英作文の提出・添削 ネイティブ講師とのレッスン 日本人トレーナーのコーチング

4.2 One Month Programの特徴

One Month Programという期間、通訳・翻訳エージェントがつくったプログラムというのが、他の英語コーチングにない特徴です。

①期間：１か月

One Month Programというプログラムの名前の通り、期間は1か月。3か月まで延長受講は可能なので、仕事の都合や学習時間の確保などの要素を踏まえて、計画を立てることも可能になっています。1か月の通常コースのあとに「フォローアッププログラム」の受講も可能で、引き続き、英語に関する質問や添削、課題などを対応してもらえます。

②学習量：１日１時間半

ディクテーション・シャドーイング、英作文の３点を、基本的には毎日提出する形式です。英作文は、業務シチュエーションに合わせて自分が話しそうな内容を書くので、内容がイメージできないと、スムーズに英作文を書き出すのに苦労するかもしれません。添削された英作文をもとに、レッスンで会話練習するので、添削を復習する時間の確保も必要になります。

③難易度：業務内容をもとに書く英作文。音声トレーニングもリアルで高度

どんな業界や分野の業務内容の英語でも対応してもらえます。One Month Programの母体は、通訳・翻訳エージェント。通訳や翻訳で培われた専門性があります。シャドーイングは、日本語でも対応が難しいシチュエーションの会話で練習するので、難しいがリアルで実践的です。

④コーチング内容：専門的な分野の英語に対する高品質な添削・質問対応

専門性の高い英語への対応は、通訳・翻訳のエージェントならではです。トレーナーとチャットで連絡ができるので、添削内容についてさらに質問したり、日常的な業務英語で困ったことを聞いたりすることができます。自分の伝えたいニュアンスを理解したうえで、アドバイスしてもらえるので、学習習慣というよりも、英語そのものの理解を深められます。

4.3 One Month Programの強み

通訳・翻訳エージェントの知見を生かした専門性の高い英語への対応に優れているのが強みです。

①英作文課題のトピックは、専門的な業務内容でも高度な添削を受けられる

英作文課題は、自分の業務内容に合わせて、トピックを自由に変更してもらえます。自分自身の業務に沿った専門的な内容で提出しても、状況をくみ取って添削し解説してくれるのが、上級ポイントです。話しそうな内容を文字に起こして英作文する形式なので、特定の会議でのやり取りを想定したり、自分に必要な英語で練習したりできます。

②ディクテーション・シャドーイングの課題もかなり高度

音声トレーニングは目的に応じて選択が可能です。ノンネイティブスピーカーの英語であったり、周囲の雑音が入っていたり、高度なディクテーション練習が可能です。シャドーイングは、「事情を知らない相手から一般論を言われたとき」「ずれた論点を軌道修正する」など、日本語だとしてもかなり難易度が高い内容なだけに、コミュニケーションとしてどうやり取りすればいいのかも学べます。

③レッスンは、英作文課題に基づく形式と、ロールプレイ形式から選べる

基本は、トピックごとに自分が話しそうな内容を英作文にして添削を受け、それをもとに会話練習をする形式です。業務内容に沿った専門的な内容で提出しても、しっかり添削・レッスンできるので、そのまま実践で使える練習になります。ロールプレイ形式は、２人のネイティブ講師相手に、既定のシチュエーションに沿ったロールプレイで会話したり、時事ディスカッションをしたりするので、本格的なディスカッション力が身につきます。

4.4 One Month Programはこんな人におすすめ

ここまで、専門性の高さをもとにした添削やレッスンの質の高さという点を見てきました。それを踏まえると、次のような人におすすめです！

①伝えたいことをどう英語にするかの疑問解消にコーチングを使いたい人

英語の疑問がたくさんある人におすすめです。参考書やネットで見ても分からない文法や、自分自身のシチュエーションでニュアンスはどれが最適かなどを、トレーナーに質問すると教えてくれます。通訳・翻訳エージェントだからこその専門性の高さで、業界や分野の専門性の高さに対しても、伝えたいニュアンスなどをくみ取って教えてくれて、話がスムーズで効率的です。

②とにかく短期で英語を身につける必要がある人

One Month Programという名の通り、1か月で英語が身に着けられるので、短期で身に着けたい人におすすめです。直近で転職、転勤、駐在、大事な会議やカンファレンスが控えているという人でも、自分にとって英語が必要な場面に絞って効率よく学べるので、1か月でも十分に対策可能になっています。

③英語を使う具体的な状況が明確にある人

自分が英語を使う場面の会話を想定して英作文を書くので、想定できる状況が具体的な人ほどおすすめです。自分が本当に伝えたいことをどう英語にすればいいのかに絞って英語が身につき、「英語は勉強したけれど、自分が言いたいことは言えない」というのを避けられるので、状況を想定して課題に取り組むと、添削内容をそのまま実践で活用できます。

まとめ

英語の会議は母国語である日本語での会議に比べて、大変なストレスとなります。言語の違いだけでなく、文化や習慣が違うグローバルなメンバーに加えて、会議の進行方法も国によってちがってくるかもしれません。そんな時はいかに自分の中で余裕を持つかが重要になってきます。余裕があれば苦手な英語も聞きやすくなりますし、英語が聞きやすくなれば発言にも積極的になれます。英語の会議に数多く参加することでも余裕が生まれますので、積極的に会議に参加しましょう。