３ステップで簡単に作れる！シチュエーション別ビジネス英語の挨拶表現

ビジネスの場における「挨拶」。
一通り英語が話せる方でも、ビジネスの挨拶となると少し緊張するかもしれませんが、いくつかのポイントを押さえれば、実はそれほど難しいことはありません。

今回は５つのシチュエーションに分けて、３ステップで英語の挨拶ができるようになる方法をご紹介します。

1. メールの文頭での挨拶

メールの冒頭での挨拶は下記の3ステップで作りましょう。

1. 宛名の記載
2. 自己紹介
3. メールの目的

例文

Hello, Mr. A
My name is Yuko Sasaki. We have briefly met at Mr. Kato’s office last week.I am writing this to invite you to our event that will be held next month.

Aさま。
先週加藤さんのオフィスでご挨拶させていただきました、佐々木裕子と申します。来月開催される当社のイベントにご招待させていただきたく、ご連絡しております。

1.1 宛名の記載

• Hello, Mr. XXX　（男性の場合）
• Hello, Ms. XXX  （女性の場合）

などがよく使われます。Helloの部分をHiに置き換えても構いませんが、多少カジュアルになります。

Dearを使うと丁寧でかしこまったメールになります。Dearを使った宛名には下記のような丁寧さの度合いの違いがあるので場面によって使い分けましょう。

• Dear Taro, （ビジネスシーンにふさわしい丁寧さ）
• Dear Mr. Yamada, （とても丁寧で初めて連絡する相手に使用されることが多い）
• Dear Mr. Taro Yamada,（証明書など公式な文書で使われるような極めて丁寧な表現）

また、HelloやHiなども記載せず、「Mary,」「Mr. Smith,」など、直接先方の名前だけを記載するケースも多いです。何度かやりとりをしている相手であればそのような書き方でも問題ありません。

1.2 自己紹介

初めてコンタクトを取る相手や、名刺交換をしただけのように、顔と名前が一致していない可能性がある場合は、自己紹介をしましょう。ある程度コミュニケーションをとっている相手であれば、自己紹介は必要ありません。

My name is Yuko Sasaki. I work at XYZ company as a sales representative. XYZ社で営業担当をしております、佐々木裕子と申します。

Hi Mary, I hope this finds you well. I am Yuko Sasaki from XYZ company. We have met at the party held in Singapore last week. メアリーさん、お元気ですか。XYZ社の佐々木裕子と申します。先週シンガポールで開催されたパーティでお会いした者です。

1.3 メールの目的

英文メール、特にビジネスにおいては最初に「なぜこのメールを送っているのか」を明確に記載しましょう。

I was wondering if the payment for the merchandise is made on your end. I would appreciate it if you could check it as we cannot confirm the payment as of today. 商品のお支払いにつき、御社における処理は済んでおりますでしょうか。当社では本日現在着金が確認できておりませんので、ご確認いただけますと幸いです。

I am planning to visit Singapore next month. I would like to visit your office and have a meeting if you are available. 来月シンガポールに行くことになりました。もしお時間が合えば、御社を訪問させていただき打ち合わせができればと思っております。

これ以降は、「メール送信の目的」に記載した内容のより詳細な情報や経緯等を記載しましょう。

2. 会議やプレゼンテーションでの挨拶

会議やプレゼンテーションでの挨拶は下記の3ステップで作りましょう。

1. 呼びかけ
2. 名前と所属
3. 会議の目的

例文

Good morning, everyone. I’m Misako Takamura in Marketing department. Today, we’re gathered to discuss three critical points on our agenda.

みなさんおはようございます。マーケティング部の高村美佐子です。本日はアジェンダの３つの重要項目について議論するためにお集まりいただきました。

2.1 呼びかけ

• Good morning, everyone. （みなさんおはようございます。）
• Hello everyone. （みなさんこんにちは。）
• Hi everyone.　（みなさんこんにちは。）※カジュアル

会議やプレゼンテーションでは、常にオーディエンスを意識して話すことが重要です。会議やプレゼンテーションのファシリテーターまたはスピーカーとして、冒頭はオーディエンスへの呼びかけから始めましょう。また、参加への感謝を以下のように続けて伝えても良いですね。

Thank you for joining us despite the short notice. 本日は急な招集にも関わらずお集まりいただき、ありがとうございます。

こちらは緊急に召集された会議を想定しています。Short noticeは、「直前の知らせ」です。実際の会議召集依頼のメールに「I am sorry for the short notice」と記載することもできます。対面と電話の両方を使った打ち合わせであれば以下のように始めることもできます。

Hi everyone, let’s begin our weekly team meeting. Let me call the roll first. Jim, have you joined? みなさんお疲れ様です。週次のチームミーティングを始めましょう。出欠を取りますね。ジム、ミーティングに入っていますか？

電話で参加している場合は顔が見えないので、全員揃っているかを確認してから打ち合わせを開始します。「call the roll」は「出欠をとる」という意味です。名詞で「roll call」としても使えます。Roll callで名前を呼ばれた際には、「Yes, I am here.」「Yes, I have joined.」などで答えることができます。

2.2 名前と所属

I am Minoru Tanaka in Corporate Planning department. 経営企画部の田中実です。

I am Riko Takeda, working in the IT division. 私はIT部門に所属しております、竹田理子と申します。

所属の部署名を伝える場合は、I work in the （部署名）が良く使われます。前置詞は「in」を使います。

2.3 会議の目的

Today I would like to walk you through the revenue and expenses for the third quarter of fiscal year 2023. 本日は２０２３年度第３四半期の収支についてみなさんにご説明をさせていただきます。

walk ひとthrough ～で、≪ひと≫に～を説明するという意味になります。fiscal yearは日本の会社の場合4月から3月となることが多い、「会計年度」です。プレゼンテーション資料や書類の中では「FY」と記載されることもあります。Fiscal yearに対して通常の暦の年について言及したい場合は、区別を明確にするために「calendar year」と呼ぶこともあります。また、third quarterは「3Q」などと記載されます。

I would like to explain the status of the recent network failure. 直近で発生したネットワーク障害について、現状をご説明させていただければと思います。

explain～は、～を説明すると言う場合によく使われます。他動詞で目的語を後ろに置くため、前置詞が不要になることに注意しましょう。また、ここでの「障害」はいろいろな言い方があります。Outage, problem, issue などを使っても良いでしょう。Problemやissueは「問題」と訳されることが多いですが、issueは必ずしもネガティブな問題だけを指すわけではなく、ニュートラルな「事柄」という意味でも使うことができます。

Shall we get started? Today I have prepared a couple of slides to talk about our new team structure. それでは始めましょうか。今日は新しいチーム構成についてご説明するために、何枚かスライドを準備しました。

チームミーティング等のカジュアルな場などでは、このようにスライドの説明をしながら会議の目的について伝えることもできます。
パワーポイントなどで作成した数枚の資料は「slides」と呼ばれることが多いです。他に「presentation deck」という単語も使われますが、この場合はある程度のページ数があるものを指すことが多いです。また、最近は少なくなってきましたが、それらの資料を印刷した場合は「Handout(s)」と呼ばれます。

3. 取引先との初対面での挨拶

取引先との挨拶は下記の３ステップで作りましょう。

1. 自己紹介
2. スモールトーク
3. 本題の導入

例文

Hello Ms.Tompson, my name is Kei Yamashita from XYZ company. It’s a pleasure to meet you today. How was your journey to the office? Let’s jump into the first topic on the agenda and get the conversation rolling.

はじめましてトンプソンさん。XYZ社の山下圭と申します。オフィスへの道のりはどうでしたか。それでは、早速ですがアジェンダの最初のトピックの議論を始めましょう。

3.1 自己紹介

Hello. It’s very nice to meet you, Mr. Smith. I am Yuko Sasaki from XYZ company. はじめまして、スミスさん。お会いできて嬉しいです。XYZ社の佐々木裕子と申します。

ここで先方から、以下のような返答があるでしょう。相手から握手を求められる場合もあります。

Hello, Sasaki-san. I’m Kevin from EFG company. Nice to meet you. 佐々木さん、はじめまして。EFG社のKevinです。

日本では初対面の相手と挨拶する際に名刺交換から始めるのが通常ですが、海外では名刺交換が必ずしもあるわけではありません。
また、名刺交換をするとしても日本とはマナーが異なります。これは双方の文化の違いであり、どちらが正しく、どちらが間違っている、というものではありませんので、お互いに相手の価値観を尊重し合いながら進めていくことが、スムーズなビジネスにも繋がるでしょう。

3.2 スモールトーク

• Is it your first visit to Japan? （日本は初めてですか？）
• How do you like Japan so far? （日本はいかがですか？）
• How was your flight to Japan? （日本へのフライトはいかがでしたか？）
• Have you visited 〜?（〜へは行かれましたか？）（東京タワー、浅草寺、など観光地を入れて聞いてみましょう）

ビジネスの本題に入る前に、ここで「スモールトーク」ができると良いでしょう。
名刺交換をしたい場合は、スモールトークの後など、タイミングを見計らって渡しましょう。
日本のように、相手の名刺より低位置に出す必要はありません。英語表記されている面をおもてにして、「Here is my business card.」と言いながら渡しましょう。
もし相手も名刺を持っていたらこのタイミングで渡してくれますが、名刺を持っていないケースもあります。今後のビジネスで先方とやりとりを行うにあたり、メールアドレスや電話番号が必要になる場合は、会議中にでも「May I have your email address/ phone number?」と尋ねてしっかり記録するようにしましょう。

3.3 本題の導入

Thank you very much for coming to our office today. We would like to talk about these topics today – please take a look at page 2 of the slides. 今日は弊社までお越しいただきありがとうございます。今日お話をしたいポイントはスライドの２ページ目に記載しております。

「スモールトーク」が終わり本題に入る際には、このようなフレーズで話題を切り替えましょう。

Before we get started, do you have any specific points you’d like to add to the agenda or any questions on what we’re planning to cover? 始める前に、アジェンダに追加したい項目はありますか。あるいは、予定されている議題について何か質問はありますか。

最初にアジェンダの確認をする場合もありますので、その際の表現方法についても確認しておきましょう。

Please feel free to share your thoughts and insights as we go through the agenda. 何かご意見やお考えがありましたらいつでもおっしゃってください。

導入のタイミングで発言を促す声掛けをしておくのも良いですね。

4. 懇親会での挨拶

懇親会での挨拶は下記の３ステップで作りましょう。

1. 呼びかけ
2. 歓迎
3. 司会紹介

例文

Ladies and Gentlemen, thank you for being part of the reception. I would like to extend a warm welcome to each and every one of you. I’ll be your MC for the night. My name is Noriko Komatsu.

皆様、パーティーへご参加いただき、ありがとうございます。心から歓迎の意を表したいと思います。今夜の司会を務めさせていただきます。小松紀子です。

4.1 呼びかけ

• Good evening, everyone. （皆様、こんばんは。）
• Ladies and gentlemen, good evening. （皆様、こんばんは。）※フォーマル

懇親会での挨拶のポイントは、その場のムード作りです。パーティーのような場ではその雰囲気を壊さないように、明るく挨拶できると良いでしょう。

4.2 歓迎

Welcome to the 10th anniversary party of XYZ company. XYZ社１０周年パーティーへようこそ！

Thank you for coming to the 10th anniversary party of XYZ company. XYZ社１０周年パーティーへお集まりいただき、ありがとうございます。

挨拶の呼びかけの後には、歓迎と感謝の気持ちを添えましょう。

4.3 司会紹介

I am the MC, Toru Oda from Marketing department. I hope you enjoy this special occasion! 本日司会を務めます、マーケティング部の小田徹です。今日は楽しんで行ってください！

I am Toru Oda from Marketing department, and I will be the MC tonight. 本日司会を務めます、マーケティング部の小田徹です。

続けて乾杯やスピーチがある場合は、以下のようなフレーズを使いましょう。

I would like to ask Mr. Takeda to propose a toast! ではここで竹田さんに乾杯のご発声をお願いしたいと思います。

Please let me ask Ms. Ikeda, the manager of Singapore branch to give a speech here. ではここで、シンガポールの拠点長、池田さんにスピーチをお願いしたいと思います。

Well, everyone, please make yourselves comfortable and enjoy delicious foods and drinks! では皆様、美味しい料理やドリンクと共にご歓談をお楽しみください！

ここまでは司会者の立場での挨拶をご紹介しました。招かれたゲストとしてスピーチを頼まれた場合の最初の挨拶についても見ておきましょう。

【ゲスト】

Hello everyone, I am so delighted to join this special occasion to celebrate the 10^th anniversary of XYZ company. Singapore branch was established 6 years ago, and during this time I have been seeing XYZ company’s dramatic growth with my own eyes.

みなさんこんにちは。XYZ社の記念すべき１０周年を祝う会に参加できて、感激しております。シンガポール拠点は６年前に設立されましたが、私はその間、XYZ社の飛躍的な成長をこの目で見てきました。

5. 研修での挨拶

研修での挨拶は下記の３ステップで作りましょう。

1. 開始の挨拶
2. 自己紹介
3. スケジュール

例文

Good afternoon, everyone. It’s a pleasure to be here with you as we start this training together. Before we start, let me take a moment to introduce myself. My name is Kenji Yoshida, and I’ll be your facilitator throughout this training. Now, let’s quickly go over the schedule for today.

みなさんこんにちは。みなさんと一緒にこのトレーニングを開始することができて嬉しく思います。開始する前に、ちょっとお時間をいただいて自己紹介をさせてください。私はこのトレーニングを通して進行役を務めます、吉田健司と言います。それでは、今日のスケジュールに簡単に目を通しましょう。

5.1 開始の挨拶

Hi everyone, thank you for coming to our “Presentation Skills” training. みなさんこんにちは。「プレゼンテーションスキル」の研修へようこそ。

Everyone, please have a seat! Well, let’s start “Presentation Skills” training. みなさん席についてください！では、「プレゼンテーションスキル」の研修を始めましょう。

研修の講師として英語で挨拶する場面ですので、受講者が緊張しているようであれば、それをほぐすような、明るい挨拶を心がけましょう。
受講者一人一人に話しかけるように、アイコンタクトを大切にしましょう。

5.2 自己紹介

I am Ken Hasegawa from ABC Training Center. I am very excited to be here today, and I hope everyone has some takeaways from this training. 私はABCトレーニングセンターから来ました、長谷川健と言います。今日の研修をとても楽しみにしていますし、みなさんもこの研修から何らかの学びを得ていただけると嬉しいです。

I am Ken Hasegawa from ABC Training Center. In this training, I will walk you through the textbook to learn methodologies as well as demonstrate some presentations for practical use. 私はABCトレーニングセンターから来ました、長谷川健と言います。方法論を学ぶためにテキストに沿ってご説明をし、実際に役に立つようなプレゼンテーションの実演もしていきます。

自己紹介とともに、研修への意気込みや研修の概要や流れについて簡単に触れましょう。

5.3 スケジュール

【例文】

This training is a two-day training. You will learn methodologies on the first day based on the textbook, and on the next day, you will break into small groups and demonstrate actual presentations based on what you learned on the first day. Lunch time is between 11:30 and 12:30 for both days. The restroom is located at the end of the corridor. Do you have any questions regarding the schedule?

この研修は２日間に渡って行われます。1日目はテキストに沿って方法論を学びます。２日目はいくつかのグループに分かれて、１日目に学習したことを実際のプレゼンテーションで実演していただきます。昼食はいずれの日も11時半から12時半です。お手洗いは廊下の突き当たりにあります。スケジュールについて質問のある方はいらっしゃいますか？

開始の挨拶と自己紹介が終わると、スケジュールの確認へ移ります。

Now, let’s quickly go over the schedule for today. それでは、今日のスケジュールに簡単に目を通しましょう。

などと声掛けをしてからスケジュールの説明をしましょう。
最後に質問の有無を確認するようにすると良いですね。

6. まとめ

今回は５つのビジネスシーンにおける英語での挨拶についてご紹介しました。

上達のコツは、「間違いを恐れないこと」です。間違いを恐れて黙っているより、少し間違っていても積極的に話をしていく方が先方の印象にも残りますし、ご自身の上達にも繋がります。

ぜひこれらのフレーズを応用して、グローバルビジネスを広げるチャンスを掴み取ってください。