アジェンダは明確に

皆さんは会議を行う時に、事前にアジェンダをきちんと送りますか？会議が終わった後には議事録をきちんと送るでしょうか？

効率の良い会議を行うためには、アジェンダと議事録が非常に大切と言われています。しかしそれと同じくらい大切なのは、会議の参加者に対してその会議の目的を端的に伝えること。

例えば、情報を参加者に提供する会議があります。昨年の業績を共有する場合、その目的はInform（伝える）ことかもしれません。もしくは、Informと似ていますがPresent（発表する）ことかもしれません。もしかすると、話し合い（Discuss）が求められることもあるでしょう。それだけではなく、何か決定を下す（Decide）こともあるはずです。

アジェンダを送る時に、会議の内容、発表者などを書くことは多いですが、このような目的も明確にしているでしょうか？
例えば、
2022 January to March sales review by John Douglas
とアジェンダにあるとします。
ジョン・ダグラスが2022年1月～3月の売り上げを話すのはわかります。しかし、発表を聞くだけなのか、もしくは何か話し合いをするのか。それを結果に何か決定を下すのか。この情報を事前に提供するだけで、参加者も準備ができますし、会議の効率が上がるのではないでしょうか。

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